5 Hal yang perlu dipersiapkan oleh Juru Bicara / Pembicara dalam Konferensi Pers

Kategori: Ilmu, Media, Tertulis, Tutorial, Video

Konferensi pers berperan penting dalam mengomunikasikan berita serta informasi terbaru yang dilakukan oleh organisasi/perusahaan/pemerintah dengan melibatkan partisipasi media dan perwakilan organisasi/perusahaan/pemerintah agar berita tersebut dapat disiarkan seluas-luasnya. Akan tetapi, konferensi pers berpotensi merugikan organisasi/perusahaan/pemerintah apabila tidak dipersiapkan dengan baik. 

Berikut adalah hal-hal yang perlu dipersiapkan oleh pembicara sebelum hadir dalam konferensi pers:

1.Mengetahui cara kerja jurnalis dalam konferensi pers

Jurnalis yang hadir pada konferensi pers biasanya telah menyiapkan berbagai pertanyaan yang berhubungan dan tidak berhubungan dengan topik konferensi pers. Hal ini dikarenakan jurnalis selalu dituntut untuk mendapatkan nilai berita yang aktual dan dapat menarik khalayak. Oleh karena itu, tidak jarang ditemukan beberapa jurnalis yang terlihat agresif dalam mengajukan pertanyaan selama konferensi pers dan pembicara pun dituntut untuk tidak terintimidasi selama proses tanya-jawab ini.

Kondisi pandemi hampir sepenuhnya mengubah proses teknis konferensi pers karena pelaksanaannya harus dilakukan secara daring untuk memutus mata rantai penyebaran Covid-19. Teknis pelaksanaan konferensi pers secara daring disiarkan melalui berbagai media diantaranya adalah Zoom, YouTube, Google Meet, dan Instagram Live. Adanya fitur recording memungkinkan para jurnalis untuk menyimak kembali rekaman konferensi pers yang sebelumnya telah berlangsung. Akan tetapi, kendala yang dialami oleh jurnalis selama daring diantaranya adalah koneksi internet yang tidak stabil. Oleh karena itu, biasanya dari pihak organisasi/perusahaan/pemerintah akan menyebarkan siaran pers kepada jurnalis sebelum konferensi pers berlangsung.

2.Mengetahui do’s and don’ts dalam konferensi pers

Petunjuk mengenai do’s and don’ts penting untuk diketahui agar konferensi pers berjalan dengan sukses. Berikut adalah hal-hal yang perlu dilakukan selama konferensi pers do’s:

Bicaralah perlahan, dan ucapkan kata-kata Anda. Anda juga boleh untuk menyapa peserta yang hadir pada konferensi pers seperti “Selamat pagi! Selamat datang di online media conference kami.”

Berikut adalah hal-hal yang tidak boleh dilakukan selama konferensi pers don’ts:

  1. Spekulasi atau pendapat pribadi mengenai pesaing.
  2. Ekspektasi terhadap pangsa pasar, proyeksi pertumbuhan, dll. Namun, hal ini bergantung pada kebijakan perusahaan untuk mengungkapkan angkanya.
  3. Mengomentari terhadap isu politik dan ekonomi.

3.Memperhatikan penampilan/outfit yang dikenakan dalam konferensi pers

Pemilihan pakaian dan penampilan berpengaruh besar dengan cara khalayak. Hal ini dikarenakan level profesionalitas dapat dilihat dari penampilan yang juga bisa berpengaruh terhadap reputasi organisasi/perusahaan/pemerintah yang mengadakan konferensi pers baik secara daring maupun luring. Penampilan pembicara secara tersirat juga mewakili pesan yang ingin disampaikan pada konferensi pers misalnya jika konferensi pers dilaksanakan untuk membahas hal resmi maka pembicara menggunakan setelan kemeja rapi atau jas. Selain itu, bila pembicara mewakili lembaga pemerintahan, disarankan untuk mengenakan batik atau pakaian dinas yang mewakili lembaga tersebut. Selain itu, hindari penggunaan atribut yang melambangkan kompetitor agar tidak terjadi kesalahpahaman selama konferensi pers berlangsung.

4.Mempersiapkan video conference untuk konferensi pers yang dilakukan secara daring

Selama pandemi, proses konferensi pers memungkinkan dilakukan secara daring. Oleh karena itu, penting bagi pembicara untuk mempersiapkan video conference agar terhindar dari kesalahan teknis selama konferensi pers berlangsung. Berikut adalah hal-hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan video conference:

  1. Audio: Video yang bagus akan sia-sia jika tidak di dukung oleh audio yang bagus. Minimal gunakan earphone untuk mendapatkan suara output yang jelas  serta memberikan input suara yang jelas juga, sehingga meminimalisir kesalahpahaman dalam berkomunikasi
  2. Kamera:
    1. Pertama, jika menggunakan webcam laptop posisikan webcam laptop sejajar dengan mata, caranya bisa dengan menggunakan laptop stand atau menumpukan buku di bawahnya.
    2. Kedua, menggunakan webcam terpisah atau jika ingin lebih maksimal gunakan kamera DSLR atau mirrorless
  3. Pencahayaan: Gunakan lampu yang paling mudah didapat, yaitu lampu meja. Perhatikan juga warna lampu, jangan menggunakan lampu berwarna, cukup gunakan lampu led dengan cahaya putih terang.
  4. Background

Jika tidak mempunyai backdrop atau atau tembok yang kosong, minimal perhatikan kerapihan dan kebersihan ruangan di belakang Anda. Jangan sampai ruangan yang berantakan mempengaruhi background dan kualitas video. Hilangkan benda-benda yang tidak penting semaksimal mungkin. Kalau perlu letakan barang-barang yang dapat mempercantik ruangan seperti vas bunga, lukisan, dan lain-lain. Perhatikan juga pencahayaan di belakang Anda, hindari cahaya belakang terlalu terang  karena akan membuat Anda tidak terlihat dengan baik. Misal posisi yang perlu dihindari seperti posisi membelakangi jendela yang penuh dengan cahaya sehingga membuat bagian badan kamu menjadi gelap. Perhatikan juga angle pengambilan video. 

5.Menanggapi pertanyaan jurnalis

Jurnalis media biasanya dipersenjatai dengan berbagai pertanyaan saat hadir dalam konferensi pers. Apabila pembicara tidak melakukan persiapan dengan baik, maka hasil siaran tidak akan sesuai dengan tujuan awal diadakannya konferensi pers bahkan resiko terburuknya adalah reputasi dari organisasi/perusahaan/pemerintah bisa terganggu akibat kurangnya persiapan dalam mengadakan konferensi pers. Berikut adalah hal-hal yang dapat dilakukan pembicara selama sesi tanya-jawab konferensi pers.

  1. Menanggapi pertanyaan dengan teknik bridging

Teknik bridging penting untuk memberikan pembicara keleluasaan agar bisa menjawab sesuai dengan kemampuan. Selain itu, teknik ini juga membantu pembicara untuk memastikan jawaban tidak keluar terlalu jauh dari pertanyaan jurnalis atau topik konferensi pers. Contoh teknik bridging adalah:

  • “Itu poin yang bagus, tapi kami di sini untuk membicarakan tentang…”
  • “Yang ingin saya bicarakan adalah…”
  • “Fokus kami di sini hari ini adalah…”
  • “Itu pertanyaan yang menarik … Saya harus kembali kepada Anda tentang itu, tetapi izinkan saya memberitahu Anda tentang …”
  • “Hal terpenting untuk diingat adalah…”
  • “Prioritas utama kami adalah…”
  1. Mempersiapkan jawaban untuk pertanyaan yang mungkin muncul

Langkah ini dapat dilakukan dengan membuat daftar pertanyaan terkait topik konferensi pers yang mungkin akan ditanyakan oleh jurnalis. Selain itu, persiapan ini juga dapat lebih disempurnakan dengan menyediakan waktu untuk melakukan latihan dengan orang terdekat atau di depan kaca.

  1. Teknik untuk tidak merespon pertanyaan media

Dalam konferensi pers, kita tidak bisa mengontrol ragam pertanyaan yang akan dilontarkan oleh para jurnalis. Oleh karena itu, kerap ditemukan jenis pertanyaan dari jurnalis yang tidak perlu ditanggapi oleh pembicara konferensi pers namun pembicara harus tetap terlihat profesional sebagai perwakilan dari organisasi/perusahaan/pemerintah. Berikut adalah teknik yang dapat dilakukan untuk tidak merespon pertanyaan media dalam konferensi pers:

  • Hindari penggunaan ‘no comment’
  • “Saya bukan pihak yang berwenang untuk menjawab pertanyaan ini.”
  • “Yang bisa saya katakan adalah… ”
  • “Saya dapat menghubungkan Anda dengan orang yang dapat menjawab pertanyaan itu.”
  • “Itu bukan bidang keahlian saya, tapi saya dapat menghubungkan Anda dengan orang yang dapat menjawab pertanyaan Anda.”
  • “Saya akan meriset terlebih dahulu dan mengabari anda ketika sudah mendapatkan jawabannya.”

Leave a Reply

Your email address will not be published.